Selanjutnya, menuliskan uraian peristiwa, tindakan, atau keputusan yang akan dilaporkan secara rinci. Masalah yang akan dilaporkan harus terlebih dahulu disampaikan kepada instansi yang akan dilaporkan tapi tidak mendapat penyelesaian sebagaimana mestinya. Syarat lainnya adalah, peristiwa, tindakan atau keputusan yang dilaporkan belum lewat dua tahun.
“Sebetulnya, Ombudsman memberi kesempatan selama 30 hari agar pelapor melengkapi dokumen syarat formil laporannya. Pemberian kesempatan ini disampaikan melalui surat yang dikirimkan Ombudsman kepada pelapor,” tambah Kepala PVL Ombudsman RI Perwakilan Sumut Hana Filia Ginting.
Bila pelapor tidak melengkapi dokumen syarat formilnya, lanjut Hana, maka laporan tersebut akan ditutup di tingkat PVL. Namun, kalau seluruh syarat formil sudah lengkap, maka setiap laporan akan dibahas dalam rapat pleno untuk menentukan laporan tersebut akan ditindaklanjuti ke tingkat pemeriksaan (Riksa).
“Nah, dari 317 LM yang masuk ke Ombudsman selama tahun 2021, 160 di antaranya harus ditutup di tingkat PVL sesuai keputusan rapat pleno karena tidak memenuhi syarat formil. Sedangkan 157 lagi diputuskan untuk ditindaklanjuti ke tingkat pemeriksaan (Riksa) karena sudah memenuhi syarat formil,” jelas Hana Ginting.
Menurut Abyadi Siregar, ke 317 laporan masyarakat yang masuk ke Ombudsman tersebut, sebetulnya merupakan bagian dari kelompok masyarakat yang mengakses Ombudsman RI sebagai lembaga negara pengawas penyelenggara pelayanan publik. “Jadi, ke 317 laporan ini mengakses Ombudsman dengan cara menyampaikan laporan pengaduan,” jelas Abyadi.
Selain 317 masyarakat yang mengakses Ombudsmen dengan cara menyampaikan laporan pengaduan, masih ada sebanyak 125 orang lagi yang mengakses Ombudsman Sumut dengan cara datang langsung untuk konsultasi ke Kantor Ombudsman RI Perwakilan Sumut di Jalan Sei Besitang Medan. Sedang 28 orang lagi mengakses Ombudsman Sumut dengan cara mengirim Surat Tembusan ke Ombudsman RI Perwakilan Sumut.cr-03
